Back to Basics: van dood verzuimbeleid naar actief aanwezigheidsbeleid

Back to Basics, of te werk maken van een actief aanwezigheidsbeleid voor je organisatie. 'Back to', want vermoedelijk is er al een verzuimbeleid of gelden er al bepaalde afspraken in je organisatie. Het zou jammer zijn niet te gebruiken wat er al is. We kijken dus eerst naar wat er al is om pas dan te kijken naar wat er nog bijkomend nodig is om van de bestaande verzuimafspraken te komen tot een actief aanwezigheidsbeleid. Praktisch én oplossingsgericht!

Wat is een actief aanwezigheidsbeleid?

Actief aanwezigheidsbeleid dat gaat om een beleid dat leeft, dat gekend is, dat dagelijks wordt toegepast. Dus niet een procedure die in een map of op intranet beschikbaar is en waar in de praktijk niets mee gedaan wordt. 

Ik zie helaas te veel 'dood' verzuimbeleid in organisaties. Er is wel een beleid rond verzuim opgemaakt, enkele jaren geleden, met afspraken rond verzuimgesprekken, inzet van medische controles,... maar het wordt niet (meer) toegepast zoals is uitgeschreven. Het 'leeft' niet meer noch bij het management, noch bij de leidinggevenden, noch bij de medewerkers. Dergelijke 'dode' verzuimaanpak zal natuurlijk niet werken om afwezigheden en verzuimkosten te verminderen. 

Het is belangrijk om een goed aanwezigheidsbeleid uit te werken én dit dan ook uit te voeren in de praktijk. Echt werk maken van een aanwezigheidsbeleid betekent een beleid dat bij  je organisatie past, dat de klemtonen legt die de organisatie belangrijk vindt. Daarom ook het belang om  geen 'copy-paste' te maken van een standaard verzuimbeleid gekregen van een collega ondernemer, of verkregen op een infosessie van je bedrijfsgeneeskundige dienst of VOKA.  

Een actief aanwezigheidsbeleid dat bij  je organisatie past, dat betekent ook met acties die je organisatie kan volhouden, niet alleen voor even, maar voor altijd. Wat werken aan meer aanwezigheid, dat is een blijvend iets.

Een actief aanwezigheidsbeleid geeft  aan je medewerkers duidelijkheid over de procedures bij ziekte en zorgt er ook voor dat die door je personeelsdienst en leidinggevenden uniform worden toegepast. Bovendien worden afwezigheden actief opgevolgd waardoor werkgerelateerde problemen sneller gedetecteerd en besproken worden. Ook bij niet-werkgerelateerde factoren kan je nagaan of bepaalde afspraken op het werk de situatie kunnen verlichten, bijvoorbeeld plaats- en tijdsonafhankelijk werken.

Stappenplan 'Back to Basics'

Dit is het stappenplan dat POP Consult hanteert in het 'Back to Basics' traject om van een bestaand verzuimbeleid te komen tot een actief aanwezigheidsbeleid. Het zijn de 6 stappen die nodig zijn om een 'bijna dood' verzuimbeleid te reanimeren tot een actief aanwezigheidsbeleid:

1. Intake:  bij de start van dit traject is het belangrijk in kaart te brengen waarom je als organisatie, als ondernemer een aanwezigheidsbeleid wil voeren. Zo kijken we samen naar: 

  • Operationele noodzaak: directe en indirecte kosten van verzuim;
  • Strategische noodzaak: tevredenheid en motivatie van medewerkers, imago van organisatie, impact op organisatieresultaten; 
  • Oorzaken van afwezigheid die je kent
  • en heel belangrijk: Welke rol je als organisatie kan en wil opnemen.

2. Cijfers: meten is weten. Een cijfermatige analyse brengt in kaart hoe het gesteld is met het verzuim in je organisatie. Welke cijfers heb je al en vooral: welke cijfers heb je nodig?

3. Procedures: wat zijn de huidige procedures rond ziektemeldingen en opvolging hiervan? Wie doet wat? Loopt dit goed, is dit voor iedereen duidelijk, wat loopt minder goed,...?

4. Rol van de direct leidinggevendewelke rol neemt de direct leidinggevende in je huidig verzuimbeleid op in het verzuimbeleid? Loopt dit goed? Is het haalbaar en werkbaar? 

5. Communicatieis het huidige verzuimbeleid gekend, enerzijds intern bij de eigen medewerkers, bij de leidinggevenden en anderzijds ook extern oa bij je preventiedienst. 

6. Integratie in je personeelsbeleid: de laatste stap is heel belangrijk: checken of je verzuimbeleid deel uit maakt van je ruimer personeelsbeleid. Met andere woorden: komen de klemtonen die je legt in je verzuimbeleid ook terug in andere domeinen van je personeelsbeleid? Gebruik je de info vanuit verzuimbeleid in je personeelsbeleid en omgekeerd? Een voorbeeld om dit duidelijk te maken: is verzuim ook een topic in je functioneringsgesprekken, wat haal je uit je cijfers van ziekte rond afwezigheden van nieuwkomers en hoe geef je deze info een plaats in je onthaal van nieuwe starters?

Wanneer we deze items in kaart hebben gebracht, weten we zowel wat je als organisatie zou willen, wat je nodig hebt alsook wat er al in je organisatie is. Op basis van deze info maken we een synthese en waar we lacunes vaststellen, bieden we ook concrete en praktische oplossingen om te komen tot een actief aanwezigheidsbeleid voor je organisatie.

Wil jij graag van een 'dood' verzuimbeleid naar een actief aanwezigheidsbeleid? Dan is het tijd om samen bekijken wat dit 'Back to Basics' traject van POP Consult voor jou en je organisatie kan betekenen.


Back to Basics: van dood verzuimbeleid naar actief aanwezigheidsbeleid

Online sollicitatiegesprekken voeren

Een online sollicitatiegesprek voeren is niet alleen een uitdaging voor de kandidaat, maar ook voor jou als werkgever. Een online sollicitatiegesprek voorbereiden kan enerzijds door de voorbereiding te maken zoals voor een gewoon sollicitatiegesprek maar anderzijds zijn er uiteraard bijkomende aspecten om aandacht aan te schenken. Voel jij je als zaakvoerder, HR medewerker,… niet zo vertrouwd met het online sollicitatieproces? Nood aan coaching hierbij? Klik hier voor mijn aanbod!

Lees meer

BOM je stress - Individuele stresscoaching voor je medewerkers

Als je als werkgever merkt dat één of meerdere van je medewerkers overspannen reageren, vergeetachtiger zijn dan anders, deadlines niet meer halen,... Grijp dan tijdig in voor de symptomen toenemen en biedt je medewerkers het individueel traject 'BOM je stress' aan zodat je medewerker(s) sterker aan het werk blijven!

Lees meer

Return to work - individuele coaching bij werkhervatting voor je medewerkers

Return to work, of het terug aan het werk gaan na langdurig afwezigheid. Hoe langer een medewerker afwezig blijft, hoe kleiner de kans op werkhervatting. En dit op een moment dat je alle talenten in je organisatie nodig hebt! Wat kan je doen om je medewerker sneller en sterker weer aanwezig te hebben in je organisatie?

Lees meer

HR Advies & Ondersteuning voor je bedrijf

Als organisatie op zoek naar een partner, die samen met jou het personeelsbeleid bekijkt en je organisatie ondersteunt met praktische oplossingen die echt werken om je medewerkers aanwezig en duurzaam inzetbaar te houden? Nood aan oplossingen in de verschillende HR domeinen zoals aanwerving, onthaal, payroll- en personeelsadministratie, arbeidsreglement, verzuimbeleid, retentie- en loopbaanbeleid, ontslag?

Lees meer

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x